Ogólnie nazwa ta jest stosowana w odniesieniu do oprogramowania, szczególnie tego, które służy wspieraniu pracy grupowej. Programy te pomagają określić jakie role w przetwarzaniu dokumentów pełnią osoby biorące udział w wykonywaniu wyznaczonej czynności oraz jakie są stany pośrednie dokumentów. Jako przykład można omówić realizację obiegu szkolenia w firmie. Osoby dające zlecenie na wykonanie pracy związanej z organizacją szkolenia generują dane wejściowe (miejsce i tematykę szkolenia oraz pracowników, których ono obejmuje), powstaje dokument zgłoszenia szkolenia. W następnej kolejności dane są odbierane przez osobę realizującą zadanie (proponowany jest np. termin wyjazdu, rodzaj środka transportu, firma szkoleniowa i tym podobne), ze zgłoszenia powstaje dokument szkolenia. Informacje te trafiają znów do decydentów, którzy akceptują informacje o realizacji zadania (na przykład pozwalają na nocleg w Hotelu Gołębiewski w Karpaczu), dokument delegacji zostaje zatwierdzony do wykonania. Pracownicy wykonują zlecenie, potwierdzają odbycie szkolenia, dokument szkolenia staje się zrealizowany, a następnie następuje akceptacja zwrotów kosztów wyjazdu. Jak widać każdy z etapów przetwarzania takiej informacji charakteryzuje się określonym zbiorem pracowników wykonujących zdefiniowane zadania na dokumentach oraz sprecyzowanym zestawem możliwych stanów dokumentu.
Jeżeli ten tekst jest według Ciebie wartościowy to sprawdź serwis przeprowadzki wrocław, w którym są tego typu informacje. One z pewnością będą dla Ciebie użyteczne.
Są to charakterystyczne cechy procesu workflow. Systemy obiegu dokumentów dające możliwość wykonywania takich działań to na przykład: eSoda (program darmowy), BOS, eDokumenty (licencja to koszt 850 zł za każde stanowisko) lub M-Files. Umożliwiają one między innymi zarządzanie dokumentami, obieg faktur, wszelkiego rodzaju zleceń i informacji handlowych, obsługują faks oraz skaner, klasyfikują dokumenty jak również umożliwiają ich szybkie odszukanie.