Na czym polega Workflow

E-biznes, internet
Jednym z najczęściej spotykanych problemów przy prowadzeniu dużej lub średniej firmy jest obieg dokumentów i informacji. Zwyczajny, papierowy sposób jest niezbyt szybki i zawodny, ze względu choćby na sytuację gdy jakiś istotny dokument przykładowo może się gdzieś zapodziać, z czego następnie wynikają poważne problemy. Potrzeba przyspieszenia komunikacji pomiędzy pracownikami firm i tym samym unikania takich sytuacji, dała początek tworzeniu oprogramowania szerzej znanego pod pojęciem workflow.

E-biznes, internet
Autor: sxc.hu
Źródło: http://sxc.hu
Workflow (ang. Work flow czuli przepływ pracy) to, według koalicji WFMC (ang. WorkFlow Menagement Coalition):”automatyzacja procesów biznesowych, w całości menedżerom (zobacz zobacz i porównaj) w części, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, według odpowiednich procedur zarządczych”.

Ogólnie nazwa ta jest stosowana w odniesieniu do oprogramowania, szczególnie tego, które służy wspieraniu pracy grupowej. Programy te pomagają określić jakie role w przetwarzaniu dokumentów pełnią osoby biorące udział w wykonywaniu wyznaczonej czynności oraz jakie są stany pośrednie dokumentów. Jako przykład można omówić realizację obiegu szkolenia w firmie. Osoby dające zlecenie na wykonanie pracy związanej z organizacją szkolenia generują dane wejściowe (miejsce i tematykę szkolenia oraz pracowników, których ono obejmuje), powstaje dokument zgłoszenia szkolenia. W następnej kolejności dane są odbierane przez osobę realizującą zadanie (proponowany jest np. termin wyjazdu, rodzaj środka transportu, firma szkoleniowa i tym podobne), ze zgłoszenia powstaje dokument szkolenia. Informacje te trafiają znów do decydentów, którzy akceptują informacje o realizacji zadania (na przykład pozwalają na nocleg w Hotelu Gołębiewski w Karpaczu), dokument delegacji zostaje zatwierdzony do wykonania. Pracownicy wykonują zlecenie, potwierdzają odbycie szkolenia, dokument szkolenia staje się zrealizowany, a następnie następuje akceptacja zwrotów kosztów wyjazdu. Jak widać każdy z etapów przetwarzania takiej informacji charakteryzuje się określonym zbiorem pracowników wykonujących zdefiniowane zadania na dokumentach oraz sprecyzowanym zestawem możliwych stanów dokumentu. Są to charakterystyczne cechy procesu workflow. Systemy obiegu dokumentów dające możliwość wykonywania takich działań to na przykład: eSoda (program darmowy), BOS, eDokumenty (licencja to koszt 850 zł za każde stanowisko) menedżery (zobacz dalej) M-Files. Umożliwiają one między innymi zarządzanie dokumentami, obieg faktur, wszelkiego rodzaju zleceń i informacji handlowych, obsługują faks oraz skaner, klasyfikują dokumenty jak również umożliwiają ich szybkie odszukanie.

To, na jaki program do obiegu dokumentów się zdecydować, zależy od zapotrzebowania konkretnejfirmy. Do rozpatrzenia jest również kwestia tego, czy za oprogramowanie płacić, czy zdecydować się na darmowe rozwiązanie. Interesujących się tą kwestią zachęcam do odwiedzenia forów internetowych i stron producentów oprogramowania, gdzie znajdziemy szersze specyfikacje oprogramowania.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *


*

Możesz użyć następujących tagów oraz atrybutów HTML-a: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>